No tocante da saúde, em inúmeras vezes percebemos problemas relacionados com administração do próprio empreendimento. A gestão de custos hospitalares é um exemplo disso, evidenciando a dificuldade que os grandes centros sofrem para se manterem vivos no mercado.

A complexidade desse tema é indiscutível, uma vez que diversos fatores podem influenciar no faturamento final. Um deles é representado pelos horários vagos em centros cirúrgicos, os quais prejudicam o fluxo de pacientes e podem impactar no setor financeiro.

Neste artigo, abordaremos de maneira mais aprofundada sobre os efeitos causados pelo elevado índice de horários ociosos e como a gestão pode contornar esse problema com o uso de um software. Continue conosco e confira!

Horário livres — impactos para administração hospitalar

Antes de analisarmos os efeitos que os horários livres provocam no dia a dia hospitalar, é preciso ficar claro que sua causa tem início em uma gestão que ainda desconhece ferramentas capazes de promover otimizações no processo de armazenar os dados e no de agendar os procedimentos.

A mão de obra humana ainda faz parte da rotina de muitas instituições de saúde para a marcação de horários. Dessa forma, a equipe concentra as atividades na realização de ligações e no gerenciamento de horários, como encaixes ou desmarcações.

Para tanto, são utilizados materiais impressos, como fichas, papéis e agendas, os quais ocupam espaço e se perdem no meio de tantos arquivos. Esse tipo de gestão implica também em dificuldade de acesso às informações e impactos na segurança.

Uma vez agendada com sucesso a cirurgia, é preciso garantir o comparecimento do paciente, muitas vezes impossibilitado por imprevistos ou pelo fator esquecimento. Visto que são diversos os motivos para a ausência, é válido o uso de melhores práticas para comunicação e que permitam a fluidez de pacientes, caso necessário.

Em consequência disso, a ociosidade de salas cirúrgicas também figura como um ponto chave na gestão hospitalar.

Veremos a seguir como um software pode auxiliar no melhor planejamento e gestão de custos do local.

Tecnologia — como ela contribui para a gestão de custos hospitalares

Os softwares estão sendo cada vez mais utilizados para gerenciamento e administração dos hospitais. Suas ferramentas e funcionalidades contribuem de modo consistente e eficiente para a otimização de diversas tarefas, as quais influenciam no faturamento daquele local. Por isso, levantaremos agora alguns aspectos que auxiliam na busca pela melhor qualidade!

Armazenamento dos dados

Começamos então apontando o aspecto que beneficia o armazenamento e o acesso aos dados. O uso de documentos impressos consiste numa prática antiga e tende cada vez mais ao desuso, uma vez que é muito passível de perdas, refletindo a insegurança das informações.

Com a implementação de um software, há maior garantia na proteção de dados. Seu armazenamento requer menor ocupação de espaço e é resguardado por meio de backups constantes. Além disso, é possível utilizar o salvamento em nuvem, o qual garante acesso às informações mesmo que a distância. Podemos observar essa funcionalidade na disponibilização da agenda aos dispositivos móveis dos profissionais, que poderão, assim, acompanhar seus procedimentos diários.

Maior produtividade

Com o impacto do software em diferentes aspectos, a responsabilidade sobre as tarefas cotidianas do local não recai apenas nas mãos de um funcionário. É comum observar a sobrecarga do profissional e, consequentemente, queda na qualidade dos serviços prestados.

A partir do momento que a empresa se torna automatizada, a tendência é a melhoria considerável em diferentes setores e o aumento da produtividade. Além de reduzir erros humanos em algumas tarefas, o funcionário não fica limitado a funções repetitivas, podendo focar em âmbitos que requerem maior atenção e conhecimento humano.

Agendamento on-line

O agendamento de cirurgias on-line é, sem dúvidas, um dos maiores benefícios do software. A marcação de cirurgias é, por muitas vezes, relacionada com processos burocráticos e demorados, exigindo envolvimento de diferentes instâncias — convênios, hospitais e pacientes.

Diante disso, o objetivo da plataforma é agilizar o processo, de modo que todas as partes envolvidas estejam cientes do andamento da solicitação. Com essa rapidez e praticidade, o fluxo é beneficiado e há impacto positivo no faturamento.

Comunicação com o paciente

Como dito anteriormente, muitas vezes o paciente se esquece do compromisso que firmou ao agendar seu procedimento. Dessa forma, faz-se necessário o envio de avisos e lembretes a fim de evitar horários vagos. O uso do software permite a manutenção dos dados cadastrais atualizados, bem como as formas de contato com o paciente. Além disso, ele apresenta ferramentas que realizam a comunicação eficiente com os usuários cadastrados.

Ressaltamos também que, ao realizar o lembrete, o paciente pode confirmar ou não a sua presença no horário agendado. Caso não confirme, há uma maneira de contornar o impasse e não deixar a sala ociosa: a lista de espera.

Essa lista deve ser promovida pela instituição. Nela, são registrados aqueles pacientes que desejam realizar uma cirurgia dentro de pouco tempo e não tinham conseguido marcar antes. Assim, ao detectar uma sala inoperante, é possível entrar em contato com a próxima pessoa registrada nessa lista.

Dessa forma, é reduzido o gasto decorrente do cancelamento ou do não comparecimento. Além de melhorar o fluxo das salas, os pacientes que aguardavam por sua vez ficam mais satisfeitos com o serviço e organização do local.

Geração de relatórios

Os registros hospitalares podem ser organizados por meio da geração de relatório. Com essa funcionalidade do software, é possível analisar os dados e resultados da instituição e, com isso, realizar o chamado diagnóstico organizacional.

Essa avaliação permite, por exemplo, conhecer as taxas de ocupação dos horários disponibilizados na agenda e, consequentemente, elaborar estratégias que permitam o crescimento da empresa, seja por correção de falhas, seja por melhorias no que já apresenta bons resultados.

Integração e automatização

Por fim, reiteramos a capacidade que o sistema apresenta de automatizar as tarefas rotineiras do hospital e, mais do que isso, integrar diferentes sistemas daqueles que estão envolvidos nos processos de agendamento de cirurgia.

Por fim, terminaremos este post falando sobre a Associação Nacional de Hospitais Privados, a Anaph. Por meio de eventos e ações, ela fortalece o setor hospitalar e defende os interesses para expansão das instituições privadas.

Com essa troca de experiências, os gestores envolvidos adquirem conhecimentos que promovem melhoria na qualidade dos serviços médico-hospitalares e na administração do local, como a gestão de custos abordada neste artigo.

Esperamos ter elucidado acerca dos problemas causados pelos horários vagos e como a utilização de um sistema pode minimizar os impactos e beneficiar na gestão de custos hospitalares.

Gostou das funcionalidades apresentadas sobre o software? Então entre em contato conosco agora mesmo e conheça mais sobre nossa plataforma!