“Com a plataforma de agendamento inteligente de cirurgias, o hospital conseguiu acabar com a burocracia do processo, reduziu o número de ligações na central e passou a ter maior controle dos pedidos de cirurgias. Um cenário que vem proporcionando menos retrabalho, maior produtividade e mais eficiência na comunicação dos envolvidos.”

 

O depoimento acima é de Fernando Cruz, Diretor Médico da Unimed Recife III. O hospital é cliente da Intelectah desde o início da startup, há dois anos. E logo no início da implantação da plataforma Neoh, já foi possível enxergar os resultados.

Resultados

O modelo de atendimento inovador através da plataforma de agendamento cirúrgico, gerou uma atmosfera bem diferente para o hospital, sobretudo para os usuários, médicos, secretárias e os demais profissionais envolvidos no agendamento do centro cirúrgico. Confira os RESULTADOS:

  • Desobstrução do canal telefônico

Toda comunicação para o pedido de cirurgia se concentrava na central telefônica. Os médicos ligavam para central, sendo necessário aguardar o atendente consultar as disponibilidades de dias e horas para o procedimento.  Com a plataforma de agendamento cirúrgico, o médico passou ter uma visão do mapa em tempo real, com datas e horas exatas para fazer o pedido. A inovação resultou na desobstrução por completo do canal telefônico, proporcionando velocidade, praticidade, segurança e controle de todo o processo.

  • Visualização geral da salas cirúrgicas por especialidade e cotas

Na medida que o sistema era implantado, um conjunto de regras foi inserido a fim de tornar o atrito ainda menor, como por exemplo: o médico visualiza apenas as salas alocadas e as cotas para a sua especialidade.

  • Ponto final aos agendamentos fantasmas e nos excessos de trocas de pacientes

Outro ponto que trouxe benefício para o processo, foi a eliminação de agendamentos fantasmas, pois dentro das novas regras estabelecidas pela gestão da Unimed, incluía a obrigatoriedade do agendamento apenas com as guias e as senhas já autorizadas pela operadora. Essa iniciativa, tornou o mapa mais preciso, livre de trocas de pacientes e procedimentos que, normalmente, aconteciam de última hora. Proporcionando mais fluidez no trabalho da equipe de agendamento e, consequentemente, a redução de retrabalhos e perdas do centro cirúrgico.

Mapa Cirúrgico na Plataforma Neoh
  • Melhorias na ocupação do centro cirúrgico

Para a equipe interna, grandes melhorias no processo foram percebidas, pois se tornou possível validar inúmeras informações em uma única ferramenta. Antes, os profissionais tinham que acessar sites da própria operadora para conferências. Toda essa burocracia acontecia em cada telefonema, onde o médico aguardava do outro lado da linha até a conclusão do processo.

  • Agendamento eficiente

Como tudo passou a ser integrado com o sistema de gestão hospitalar, a demora para conferência de informações ficou no passado. A equipe de agendamento evoluiu para um comunicação com menos ruído e com mais fluidez. Consequentemente, os erros começaram a reduzir e a produtividade aumentar. Fazer pedido de cirurgia se tornou mais rápido, prático e seguro. A plataforma Neoh transformou a rotina de todos os envolvidos, desde o profissional de agendamento, do médico, da operadora de saúde, e por final, dos pacientes. Esse cenário de transformação, foi certeza para o hospital de que o futuro já tinha começado.

Confira outros os ganhos que a Unimed Recife III, assim como o HGMI, tiveram ao usar o Neoh:

  • Controle de processos
  • Simplificação dos pedidos
  • Coordenação dos horários das cirurgias (redução da ociosidade)
  • Desobstrução do canal telefônico
  • Fluidez na comunicação
  • Mensuração de desempenho (indicadores)
  • Praticidade no acesso ao mapa
  • Precisão da marcação dos procedimentos
  • Redução de tempo de resposta dos pedidos
  • Segurança de dados

Evolução de uso dos médicos na Plataforma Neoh 

Início da implantação: 2018

Sobre as Unimed´s

Hospital Unimed Recife III

Fundada em 2011, em Pernambuco, o Hospital Unimed Recife III é uma unidade com perfil cirúrgico, que foi planejada para atender os beneficiários da Unimed Recife. Em seus primeiros passos, conquistou o certificado de Hospital Digital, concedido pela maior associação de informática em saúdo do mundo, a HIMSS (Healthcare  Information  and Management  Systems  Society).  Outras certificações, como a IQG – Acreditação Canadense, também faz parte da história da unidade de saúde.

 

Hospital Geral Materno Infantil  

Com o foco na saúde da mulher, da gestante e da criança, em 2018, a Unimed deu novo passo na construção da unidade Hospital Geral Materno Infantil (HGMI). A unidade, situada na capital Pernambucana, passou a usar a plataforma Neoh em 2019.

 

Visão geral das Unimed´s

 

O problema

A dor da equipe de agendamento cirúrgico

Em 2014, quando ainda iniciava um projeto para certificação no hospital, foram identificados vários processos que ainda não tinham sido digitalizados. A central de agendamento de cirurgias era uma delas. Na época, o alto índice de reclamação por parte dos médicos devido à demora no atendimento (pelo menos 10 minutos pra iniciar o atendimento), tornou cada vez mais crítico para o processo que gerava um fluxo de 1800 cirurgias por mês.

A problemática despertou a ideia de como seria possível digitalizar esse processo através de um site de auto atendimento. E ao ouvir outras experiências neste mesmo sentido, motivou a direção na busca de uma solução.

 

A solução

Quando a confiança e o profissionalismo criam conexões para resolver problemas

A implantação da certificação digital da Unimed Recife III era liderado por Luciano Regus, que na mesma época estava começando uma startup para resolver esse tipo de problema. O diretor médico da unidade, Fernando Cruz, propôs ser cliente piloto da Intelectah, iniciando uma parceria, naturalmente, baseada no relacionamento e confiança.

A partir daí, iniciou o uso da plataforma inteligente de cirurgias na unidade.

 

Implantação

  • Agendamento cirúrgico inteligente em ação

Implantar o Neoh não foi difícil, mas surgiram, naturalmente, alguns desafios. O atendente do hospital, o médico e a secretária, foram os perfis de usuários que começaram a usar a solução. Experiência que proporcionou aprendizagens e crescimento, começando pela capacitação.

O treinamento foi planejado para dois grupos: equipe interna e cooperados. A equipe interna recebeu todas as instruções do método de registro de pedidos e agendamento. Ao dominar as funcionalidades essenciais, este primeiro grupo se tornou multiplicador do conhecimento e compartilharam com os cooperados e secretárias. Uma tática que deu bem certo. “Com a senha individual de acesso a plataforma é possível saber se o índice de uso é maior de médicos ou secretárias. No nosso caso, os próprios cooperados se tornaram os maiores usuários”, explica Fernando.

  • Praticidade

No primeiro mês, os cooperados mais adeptos a tecnologia, tiveram rapidamente a percepção dos benefícios da solução, uma vez que era possível enxergar, do próprio consultório, o mapa de disponibilidade das salas do centro cirúrgico, sem necessidade de usar o canal telefônico. A praticidade de trabalhar de qualquer lugar, qualquer hora, gerou um alto índice de satisfação, principalmente por parte dos cirurgiões.

Em poucos meses, 60% dos pedidos dos médicos já eram realizados de forma on-line.  Momento em que a praticidade passou a fazer parte da rotina de todos os envolvidos no processo de agendamento.

 

” O engajamento dos médicos foi rápido, em poucos meses de uso, 60% dos pedidos de cirurgias já chegavam na nossa central de agendamento através da plataforma Neoh.” Fernando Cruz, Diretor Médico

 

  • Mudança para o crescimento

Durante a jornada, os novos usuários do Neoh seguiram seguros e confiantes de que o trabalho estava sendo direcionado para uma rotina de praticidade e sucesso. Como tudo que era inserido na plataforma refletia no sistema de gestão hospitalar da unidade, o uso foi entrando na rotina sem resistência e com a certeza de que seria uma novidade que promoveria um processo livre de ruídos de comunicação, seguro e prático.

  • Médicos engajados

Para os cirurgiões, já acostumados com a rotina de autorizações eletrônicas, trabalhar com o sistema de agendamento cirúrgico foi algo bem natural. O fato de eliminar a burocracia de ligações que tomavam o tempo precioso em fila de espera, impulsionou os profissionais a se inserirem no universo do Neoh. Com a plataforma, consultar na tela as guias com tudo que foi autorizado, verificar se o paciente está elegível para o atendimento e enviar a solicitação para o hospital ficou prático e rápido.

  • Lançamento do projeto

As ações de comunicação também contribuíram para o sucesso da implantação na unidade. Na Unimed Recife, foram realizadas ações digitais de comunicação no portal do cooperado, assim como nos prontuários eletrônicos. A cada conexão nesses canais, surgiam guias e banner´s com informações sobre a nova solução. Vídeos educativos, simulando um guia de uso do sistema, foi outra estratégia de divulgação adotada. Para Fernando, a competência e a expertise em saúde contribuíram para acelerar as etapas da implantação.

“A Intelectah fez uma versão básica e nós sugerimos melhorias. Alguns meses depois, realizamos novos testes e ajustes no sistema, em fevereiro de 2018 entramos em produção.”

Perspectivas para o futuro e aprendizagens

Desde o início do projeto, a Unimed enxergou a experiência Neoh em resolver o problema da central telefônica, que foi solucionado com a inteligência. Mas o resultado foi além. Até os envolvidos passarem a ter autonomia, mais de 800 médicos já usavam a ferramenta. Um engajamento inspirador para os gestores das Unimed´s, que são essencialmente visionários, a darem sempre os novos passos. E hoje, caminham para um futuro de novas funcionalidades. “Enxergamos o check-in do paciente eletivo, como uma funcionalidade estratégica que visa em reduzir o atrito da sua chegada no hospital e consequente demora para o atendimento”, explica o diretor médico.

Com a plataforma on-line, o usuário pode acessar de qualquer parte do mundo e acompanhar todo o processo de internação. Com isso, o hospital enxerga aspectos que vão além. “Vislumbramos fazer uma avaliação pós-operatória, a fim de verificar se tudo ocorreu bem com os pacientes”. A gestão ainda acredita que as solicitações de cirurgias sejam confirmadas semelhantes as passagens aéreas ou reserva de hotel, sem nenhuma interface com operador no back office.

Uma projeção que está bem próxima da realidade e que contribuirá ainda mais para a saúde do centro cirúrgico. Certamente, caminhará para uma nova experiência, ou melhor, uma história de sucesso, assim como esta, que inspira os atuais e os futuros clientes da Intelectah.

 

Case produzido em fevereiro de 2020.