Você certamente está acompanhando a revolução que a tecnologia tem promovido em nossas vidas. Quando pensamos na área da saúde, isso não é diferente. Não só pelas novidades relacionadas aos tratamentos e atividades-fim, mas também quanto ao próprio gerenciamento de hospitais: hoje, um software de gestão hospitalar é um grande aliado.

Em 2016, um dos gigantes do setor de softwares, conhecido por sua plataforma de Customer Relationship Manager (CRM), lançou o estudo State of the Connected Patient. Demonstrando a relação do paciente com a tecnologia, a pesquisa apresentou vários dados sobre a propensão de uso dessas soluções por parte deles.

E a maioria dos pacientes revelou que utilizaria tais softwares de gestão hospitalar. Então, quer avaliar se esse investimento vale mesmo a pena para a sua instituição? Continue lendo e descubra quais são as possibilidades de utilização do software para facilitar a rotina atribulada do seu dia a dia!

Como um sistema integrado otimiza a gestão hospitalar

Segundo dados divulgados pelo IBGE, mais de 70% dos domicílios brasileiros já contavam com acesso à internet em 2017. Além disso, um estudo da FGV indica que o número de smartphones, tablets, notebooks e outros dispositivos com acesso móvel à rede mundial de computadores já supera os 300 milhões em nosso país.

Essa realidade mostra como as novas tecnologias e o uso de dados estão intimamente ligados a todos os aspectos da vida das pessoas. Então, por que não investir nisso para melhorar os processos no segmento da saúde? Vejamos, a seguir, as principais vantagens de contar com um sistema de gestão para hospitais.

Controle de processos

Em primeiro lugar, ao centralizar todos os processos existentes em uma instituição de saúde, um software de gestão hospitalar permite um controle muito mais eficiente dessas fases.

Utilizar tecnologias como prontuários e laudos eletrônicos, além da telemedicina, garante mais agilidade e otimiza a jornada de trabalho dos colaboradores. Como resultado, tem-se ainda um maior controle de fluxo contábil e mais facilidade no agendamento de cirurgias — o que lhe ajuda a oferecer serviços com cada vez mais qualidade aos pacientes.

Um exemplo que pode ser citado aqui é o do hospital mineiro especializado em transplantes, o Felício Rocho. Após aderir à campanha Hospital sem Papel, a unidade implantou um sistema de gestão hospitalar para extinguir todos os documentos físicos usados nos serviços assistenciais e administrativos hospitalares.

Dentre outras ações, foram automatizados processos de internação e cirurgias, e palm tops foram distribuídos a funcionários do bloco cirúrgico, para upload das informações de pacientes e uma gestão integrada dos leitos. O resultado dessa solução foi uma economia considerável em vários setores, além da otimização geral.

Melhoria na tomada de decisões

Com um software de gestão hospitalar que integre todos os dados de diferentes setores de um hospital, também é possível para o gestor tomar decisões bem mais embasadas e eficientes. Afinal, ele será guiado por informações concretas, relatórios de desempenho e estatísticas analíticas, como no caso de análises provenientes do Business Intelligence (BI).

Com dados mais confiáveis, esse uso de ferramentas integradas de BI permite ainda aos responsáveis evitar muitos gastos desnecessários, como no caso da gestão de estoque, da gestão de leitos e na marcação de cirurgias.

Um exemplo disso é a gestão de qualidade do Hospital Sírio-Libanês. Após implantar programas de eficiência na expansão de uma de suas unidades, o hospital ganhou a certificação ISO 14001. Essa implantação gerou melhorias na gestão de leitos desocupados de UTI e cirúrgicos, além da diminuição de vários custos.

Segurança de dados

A segurança de dados no setor de saúde envolve, dentre outros fatores, o sigilo de prontuários e dos dados de pacientes. Por isso, ela deve ser encarada com bastante seriedade e cuidado.

Quando se utilizam formulários em papel ou mesmo em planilhas avulsas, há um risco muito grande de perda ou mesmo de erros, uma vez que é bastante complicado controlar o acesso às informações. Além disso, há a possibilidade de pessoas com má intenção exporem dados sensíveis dos pacientes.

Para evitar esse tipo de problema, tanto a segurança dos dados financeiros e administrativos como a dos relativos a prontuários e históricos de pacientes deve ser levada em consideração, com o investimento em um software de gestão hospitalar. Ter o controle unificado e digitalizado de todos esses dados pode, inclusive, evitar futuros processos judiciais e problemas diversos com quebras de sigilo.

Facilidade de uso

Com tudo reunido em um só lugar — um Dashboard ou relatório — é mais fácil consultar as informações de vários setores do hospital sem a necessidade de deslocamento. Um médico pode, por exemplo, marcar cirurgias de forma remota, escolhendo já o hospital e o procedimento a ser realizado.

Ferramentas de última geração podem carregar as informações necessárias para a cirurgia, além das regras dos convênios para tal. Além disso, com os dados de contato do paciente, esses softwares ainda enviam o comprovante de agendamento e acompanham todas as fases do pré-cirúrgico via SMS ou e-mail.

Para isso, no entanto, o software de gestão deve ter características intuitivas, com uma interface amigável. Isso é necessário para que não ocorra estranhamento à variedade de colaboradores que usarão e alimentarão o mesmo sistema, tendo conhecimentos e modos de trabalho totalmente diferentes uns dos outros.

Parametrização de ferramentas

Muitas empresas, de setores variados, investem hoje em soluções de BI e inteligência de dados em sua gestão. Contudo, na área de saúde, essas informações serão sempre coletadas de diversos equipamentos com diferentes parâmetros, informações e linguagens. Por isso, um software de gestão hospitalar precisa passar por uma parametrização, para que toda essa comunicação seja feita de maneira efetiva, clara e direta.

Construção de um banco de dados

Com a evolução da tecnologia, a capacidade das empresas de gerar e analisar dados chegou a níveis nunca imaginados antes. Até pouco tempo, por exemplo, fazíamos apontamentos utilizando formulários em papel, de difícil compilação, ou mesmo em planilhas eletrônicas com diversas possibilidades de falhas. Hoje, a obtenção dessa informação acontece em tempo real, de forma integrada e com dispositivos de fácil utilização.

Assim, à medida que a sua instituição passa a registrar um histórico das informações de interesse, em um volume satisfatório, pode ser dado um tratamento estatístico a esses números. Quando é possível identificar que um tipo de cirurgia é mais recorrente que outro, por exemplos, os seus esforços podem ser direcionados a resolver prioritariamente os problemas que lhe agregam mais valor.

Otimização de custos

Diante de tudo o que já vimos até aqui, vale a pena ressaltar que, ao implantar um software de gestão hospitalar, você está investindo em inteligência. Afinal, isso aumenta a sua capacidade de detectar desperdícios e de melhorar a utilização dos recursos disponíveis.

Pense, por exemplo, na quantidade de horários que os leitos ficam vagos ao longo do mês — enquanto, em outros casos, pode haver uma sobreposição de agendamentos para o mesmo horário. Quando esse tipo de informação consta em um sistema integrado, você consegue fazer um manejo mais produtivo dessas marcações, fazendo com que se diminuam as perdas por espaços não utilizados.

Redução de falhas

É notório que processos automatizados estão menos sujeitos a erros. Isso porque eles têm menos interferências humanas, já que diversas atividades e informações acontecem de acordo com o que está definido na lógica de codificação — bem como na parametrização, como dito anteriormente.

Essa, aliás, não é uma vantagem pequena: com uma redução significativa das falhas, sua a instituição aumenta a satisfação dos usuários e ainda se torna mais preparada para passar por auditorias ou programas de certificação.

Fortalecimento dos relacionamentos

Quando, por meio de uma plataforma de simples utilização, você transforma o processo de agendamento de cirurgias, tendo as atividades automatizadas desde o início, todos os envolvidos confiam mais no trabalho realizado. Isso acontece por uma questão de transparência, que vale inclusive para o paciente.

Ainda melhor, quando tudo ocorre de forma 100% conectada, as informações chegam a tempo real, o que diminui a margem para reclamações. Assim, investir na melhoria da comunicação possibilita, sem dúvidas, um grande salto de qualidade.

Como aproveitar ao máximo o software de gestão hospitalar

Por fim, algo muito relevante a ser lembrado é que, para aproveitar todos esses benefícios de um software de gestão hospitalar, é fundamental ter um planejamento prévio e uma análise das suas necessidades particulares. Também, é preciso se informar sobre alguns fatores importantes para a adoção de uma estratégia guiada por dados.

Dentre eles, a contratação de pessoal especializado e a avaliação do custo-benefício e do ROI dessa solução para o seu hospital. Além, é claro, de investigar a reputação da empresa que você pretende escolher como fornecedora. Por isso, pesquise bastante antes de escolher o seu software e conheça quais empresas oferecem mais informações e suporte aos seus clientes.

Procure saber a sua taxa de reclamação em órgãos de fiscalização, busque cases anteriores e saiba o que profissionais de saúde falam dela. Lembre-se: a gestão correta desses dados garante a segurança e qualidade do atendimento aos seus pacientes, além da eficiência na gestão financeira da sua unidade de saúde!

A Intelectah é uma empresa que oferece uma solução voltada ao agendamento de cirurgias, simplificando todo o trâmite de informações entre os diversos envolvidos e promovendo ganhos de eficiência à sua instituição. Então, se você gostou do nosso artigo, entre agora em contato conosco!

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